Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, to sposób rozliczania VAT, w którym pieniądze z faktury trafiają oddzielnie: kwota netto na konto firmowe, VAT na specjalny rachunek. W Polsce w niektórych branżach to rozwiązanie jest obowiązkowe. Wyjaśniamy, jak to działa i kto powinien z tego korzystać.
Na czym polega split payment i jak działa w praktyce?
Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, polega na rozdzieleniu jednej transakcji na dwa przelewy. Kwota netto z faktury trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, natomiast część odpowiadająca podatkowi VAT zostaje przesłana na jego specjalne konto VAT. Oba przelewy realizowane są automatycznie przez bank w ramach jednego polecenia zapłaty.
System obowiązuje wyłącznie w transakcjach w złotówkach i tylko w przypadku przelewów bankowych. Najczęściej wykorzystywany jest przy rozliczeniach między firmami. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca kupuje towar za 1 230 zł brutto (w tym 230 zł VAT), przelew automatycznie dzieli tę płatność – 1 000 zł trafia na rachunek główny sprzedawcy, a 230 zł bezpośrednio na jego rachunek VAT.
Dlaczego wprowadzono mechanizm podzielonej płatności?
Mechanizm podzielonej płatności został wprowadzony, by ograniczyć wyłudzenia VAT i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Fiskus od lat zmagał się z problemem tzw. karuzel podatkowych i firm-wydmuszek, które znikały z pieniędzmi zebranymi z podatku VAT, nie przekazując ich do urzędu skarbowego.
Rozdzielenie płatności z faktury na część netto i VAT sprawia, że pieniądze z tytułu podatku trafiają bezpośrednio na zablokowane konto sprzedawcy, do którego dostęp jest ograniczony. To prosty sposób na zabezpieczenie interesu państwa i uczciwych firm, które działają legalnie i terminowo się rozliczają.
Split payment dobrowolny a obowiązkowy – gdzie leży różnica?
Na początku split payment był rozwiązaniem dobrowolnym. Przedsiębiorcy sami decydowali, czy chcą z niego korzystać. Sytuacja zmieniła się 1 listopada 2019 roku, kiedy to wprowadzono obowiązkowe stosowanie mechanizmu w wybranych branżach.
Dotyczy to sytuacji, gdy faktura opiewa na kwotę powyżej 15 000 zł brutto, a transakcja dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Znajdują się tam m.in. paliwa, elektronika, stal, usługi budowlane i surowce wtórne. W takich przypadkach nabywca ma obowiązek użyć przelewu z oznaczeniem split payment.
Jak wygląda przelew w mechanizmie split payment?
W praktyce wygląda to tak, że bank udostępnia specjalną formatkę przelewu z komunikatem podzielonej płatności. Trzeba w niej podać dane z faktury – numer, NIP sprzedawcy, kwotę netto i VAT oraz łączną kwotę brutto.
Po zatwierdzeniu przelewu pieniądze trafiają na dwa konta: zwykłe i VAT-owskie. Rachunek VAT nie działa jak klasyczne konto firmowe. Środkami zgromadzonymi na nim nie można swobodnie dysponować. Są one przeznaczone wyłącznie do rozliczeń z urzędem skarbowym, ZUS-em lub do opłacenia VAT z innych faktur.
Jakie korzyści i ograniczenia wynikają z zastosowania MPP?
Z perspektywy fiskusa to bezpieczne rozwiązanie. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z mechanizmu podzielonej płatności, zyskują dodatkową wiarygodność i mogą liczyć na szybszy zwrot VAT.
Są jednak też minusy. Ograniczony dostęp do środków z konta VAT może odbić się na płynności finansowej firmy. Zdarza się, że środki te blokowane są na dłuższy czas, co zmusza przedsiębiorców do szukania alternatywnych źródeł finansowania bieżącej działalności.
Jakie firmy muszą stosować split payment?
Obowiązek korzystania z split payment dotyczy przedsiębiorstw wystawiających lub opłacających faktury za towary i usługi ujęte w załączniku nr 15 do ustawy o VAT – i to tylko wtedy, gdy wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł.
Branże objęte obowiązkiem to m.in. budownictwo, handel stalą i elektroniką, sprzedaż paliw czy obieg surowców wtórnych. Co ważne, obowiązek dotyczy nabywcy – to on odpowiada za wykonanie przelewu z mechanizmem podzielonej płatności. Faktura powinna zawierać odpowiedni dopisek: „mechanizm podzielonej płatności”. Brak takiego oznaczenia nie zwalnia jednak z obowiązku jego zastosowania.
Czy split payment dotyczy transakcji z osobami fizycznymi?
Nie. Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie rozliczeń między firmami. Konsumentów nie obejmują te przepisy, nawet jeśli kupują towar z załącznika nr 15.
Na przykład, osoba prywatna kupująca laptopa za 6 000 zł płaci przelewem lub kartą bez rozdzielania kwoty na netto i VAT. Natomiast jeśli zakup realizuje firma, a faktura opiewa na kwotę powyżej 15 000 zł i dotyczy elektroniki – wówczas nabywca musi użyć split payment.
Jakie są konsekwencje niestosowania obowiązkowego split payment?
Nieprzestrzeganie przepisów o obowiązkowym split payment niesie ryzyko poważnych sankcji. Jeśli firma nie użyje odpowiedniego przelewu w sytuacji, gdy powinna, grozi jej kara finansowa – do 30% kwoty VAT z faktury.
Dodatkowo urząd skarbowy może odmówić prawa do odliczenia VAT z takiej transakcji. To oznacza, że przedsiębiorca zapłaci wyższą kwotę netto i straci prawo do zwrotu podatku. Możliwe jest także wszczęcie kontroli, szczególnie jeśli transakcje powiązane są z ryzykownymi branżami.
Czy split payment będzie dalej rozwijany?
Wiele wskazuje na to, że tak. Ministerstwo Finansów już dziś pracuje nad zmianami w systemie. Trwają rozmowy o tym, by ułatwić dostęp do środków z rachunków VAT lub rozszerzyć katalog towarów i usług objętych obowiązkiem.
W przyszłości mechanizm split payment może stać się standardem w większej liczbie branż. Dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić zmiany prawne, by odpowiednio się przygotować. System już na stałe wpisał się w realia polskiego rynku.
Jak przygotować firmę do stosowania split payment?
Na początek warto ustalić, czy firma kupuje towary lub korzysta z usług objętych obowiązkiem split payment. Dobrym pomysłem jest rozmowa z księgowym i przegląd oprogramowania finansowo-księgowego, które musi obsługiwać przelewy z podziałem na netto i VAT.
Pracownicy działu finansowego powinni znać zasady działania mechanizmu podzielonej płatności, aby unikać błędów formalnych. Przydaje się także regularne monitorowanie płynności finansowej, zwłaszcza że część środków z faktur nie trafia od razu na konto główne, lecz zostaje zablokowana na rachunku VAT.
