Od 2025 roku właściciele firm w Polsce będą przekazywać fiskusowi nowe pliki JPK. Dotychczasowe formularze zostaną zastąpione cyfrowymi wersjami, które będą zawierać dane z ksiąg rachunkowych, środków trwałych i rozliczeń CIT. Zmiany obejmą głównie większe firmy, ale warto je znać także prowadząc mniejszą działalność.
Czym są pliki JPK i dlaczego znów się o nich mówi?
Jednolity Plik Kontrolny to elektroniczna forma dokumentów księgowych, które przedsiębiorca przesyła do urzędu skarbowego. Dotąd JPK dotyczył głównie VAT, teraz dochodzą nowe obowiązki. Od 1 stycznia 2025 r. w życie wejdą struktury JPK_CIT, JPK_KR i JPK_ST. To cyfrowe odpowiedniki znanych już dokumentów, zebrane w jednym formacie XML. Chodzi o uproszczenie kontroli i zapewnienie skarbówce pełnego obrazu sytuacji finansowej firmy. Dzięki temu dane będą czytelne, porównywalne i gotowe do automatycznej analizy bez konieczności wzywania podatnika do wyjaśnień.
Nowy obowiązek – czym jest JPK_CIT i kogo dotyczy?
JPK_CIT to nowa struktura elektroniczna, która zastąpi znany formularz CIT-8 i jego załączniki. Będzie dotyczyć firm rozliczających się na zasadach ogólnych oraz prowadzących pełną księgowość. Przykładem są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, fundacje czy stowarzyszenia. Zamiast tradycyjnego składania deklaracji, przedsiębiorca przekaże fiskusowi plik XML zawierający zestaw danych: przychody, koszty, różnice przejściowe, straty z lat ubiegłych czy dochody zwolnione. Dane będą zebrane w logicznej strukturze, która ułatwi urzędowi analizę całorocznych rozliczeń podatkowych bez kontaktu z podatnikiem.
JPK_KR – cyfrowa księga rachunkowa
JPK_KR to elektroniczna wersja ksiąg rachunkowych. Każda firma prowadząca pełną księgowość będzie zobowiązana przesłać urządowi skarbowemu dane o każdej operacji gospodarczej. Od sprzedaży produktów po przeksięgowania kosztów – wszystkie zdarzenia zapisane w systemie księgowym znajdą się w pliku XML. Przykład? Firma handlowa, która miesięcznie wystawia kilkaset faktur, przedstawi fiskusowi cyfrową wersję pełnej ewidencji – od faktur sprzedażowych, przez zapisy kont księgowych, po salda rozrachunków. Każdy wpis zostanie przeanalizowany automatycznie, bez potrzeby ręcznego sprawdzania dokumentów.
JPK_ST – szczegółowe dane o środkach trwałych
JPK_ST to nowy obowiązek dotyczący firm posiadających środki trwałe – od pojazdów i maszyn, po sprzęt IT czy wyposażenie biura. Plik będzie zawierał informacje o rodzaju środka trwałego, dacie nabycia, stawce amortyzacji, wartości początkowej i dotychczasowym umorzeniu. Dla przedsiębiorstwa produkcyjnego oznacza to obowiązek cyfrowego przedstawienia pełnej ewidencji maszyn i urządzeń. Dane z tego pliku pomogą fiskusowi sprawdzić poprawność stosowanej amortyzacji oraz zgodność ewidencji z deklaracjami podatkowymi. Urząd uzyska pełny obraz majątku trwałego firmy bez konieczności fizycznej kontroli.
Dlaczego Ministerstwo Finansów wprowadza te zmiany?
Zmiany mają usprawnić działanie systemu podatkowego. Celem jest lepsza jakość danych, łatwiejsze wykrywanie błędów oraz szybsze reakcje na nieprawidłowości. Według raportów Ministerstwa Finansów luka w podatku CIT w Polsce sięgała nawet 22%. Nowe pliki JPK pozwolą na analizę danych w sposób zautomatyzowany, co ograniczy pole do nadużyć. Przygotowanie i wysyłka danych w jednej strukturze pozwoli także zredukować ilość korekt i wezwań ze strony urzędów skarbowych. Dla przedsiębiorców oznacza to mniej stresu i szybsze zamknięcie roku podatkowego.
Kiedy wchodzą w życie nowe obowiązki?
Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Przedsiębiorcy mają jeszcze czas, by przygotować się do zmian. Systemy księgowe powinny być aktualizowane tak, by umożliwić generowanie plików JPK_CIT, JPK_KR i JPK_ST. To dobry moment, by przeanalizować obieg dokumentów w firmie, uzupełnić ewidencje środków trwałych oraz skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Odpowiednie przygotowanie zmniejsza ryzyko błędów, a tym samym kary – zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy błąd w strukturze JPK może skutkować grzywną do 500 zł.
Co grozi za brak zgodności z nowymi wymogami?
Przesłanie nieprawidłowego pliku lub brak jego dostarczenia w terminie to ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej. Konsekwencje mogą dotyczyć zarówno błędów formalnych, jak i merytorycznych. Przedsiębiorca, który np. nieprawidłowo wykazał koszty amortyzacji lub pomylił wartości w księgach rachunkowych, naraża się na zakwestionowanie rozliczenia podatkowego i domiar podatku. Dla większych firm oznacza to ryzyko strat finansowych i dodatkowych kontroli. Dlatego każda firma powinna traktować nowe obowiązki jako element obowiązującego porządku prawnego, a nie dodatkowe obciążenie.
Jak się przygotować do wdrożenia nowych struktur JPK?
Podstawą jest współpraca z księgowym lub biurem rachunkowym. System księgowy powinien być zgodny z nowymi wymaganiami, a dane – kompletne i rzetelne. Przedsiębiorca powinien przejrzeć ewidencję środków trwałych, sprawdzić konta księgowe i zweryfikować poprawność planu kont. Pomocne będą też szkolenia dla pracowników działów finansowych i księgowych. Dzięki nim zespół będzie przygotowany na generowanie i wysyłkę nowych plików bez stresu. Warto także przeprowadzić testy – wiele programów księgowych udostępnia wersje robocze plików JPK, które można sprawdzić przed wysłaniem.
Czy małe firmy też muszą wdrożyć nowe JPK?
Małe firmy prowadzące księgę przychodów i rozchodów na razie nie będą objęte obowiązkiem przekazywania plików JPK_CIT, JPK_KR i JPK_ST. Nowe przepisy dotyczą wyłącznie podmiotów, które stosują pełną księgowość. Jednak warto śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów – niewykluczone, że zakres obowiązków z czasem się poszerzy. Zwłaszcza firmy przekształcające się w spółki lub planujące rozwój powinny z wyprzedzeniem zapoznać się z wymaganiami. To pozwoli uniknąć problemów technicznych i organizacyjnych w przyszłości.
Jacek Grudniewski
Ekspert portalu
